Créer une facture
Cette fenêtre vous guide en trois étapes pour créer une facture : choisir la source (document de travail ou feuille de temps), sélectionner le document / client, puis définir la période avant de confirmer.
Le titre affiché est Créer une facture. L’aide contextuelle de la fenêtre couvre ce parcours en trois étapes.
Prérequis
- Être connecté à Sequentia.
- Avoir un espace de travail sélectionné.
- Avoir le module Facturation activé sur l’espace de travail.
- Disposer de la permission Gérer les factures pour ouvrir la page Factures et le menu associé. Sans cette permission, l’entrée de navigation Factures n’apparaît pas et l’accès est bloqué.
- Selon la source :
- Document de travail : au moins un document au statut Terminé, avec un client associé.
- Feuille de temps : ouvrir d’abord une feuille de temps (page Suivi du temps / feuilles de temps), puis lancer la création depuis sa barre d’outils — la fenêtre seule ne liste pas les feuilles de temps.
Ouvrir la fenêtre
Depuis la page Factures
- Ouvrez la page Factures.
- Sur le segment Factures (actives), cliquez sur Créer une facture (ligne d’ajout ou état vide).
- La fenêtre Créer une facture s’ouvre à l’étape 1.
Depuis une feuille de temps
- Ouvrez une feuille de temps (page des feuilles de temps, aperçu ou vue document).
- Cliquez sur Créer une ou des factures (libellé de la barre d’outils / actions).
- La fenêtre s’ouvre déjà en mode feuille de temps :
- un seul client → les données sont chargées automatiquement ;
- plusieurs clients → vous devez d’abord sélectionner le client.
Si vous choisissez « À partir d’une feuille de temps » depuis la page Factures sans feuille déjà ouverte, un message vous invite à passer par la page des feuilles de temps (bouton Aller à la page des feuilles de temps).
Étape 1 — Sélectionner une option
Choisissez comment créer la facture :
| Option | Libellé | Effet |
|---|---|---|
| Document de travail | À partir d’un document de travail | Passe à l’étape 2 avec la liste des documents Terminés. |
| Feuille de temps | À partir d’une feuille de temps | Passe à l’étape 2 (sélection client / infos, ou redirection vers les feuilles de temps). |
Un clic sur une option ouvre directement l’étape 2. Vous pouvez aussi utiliser Suivant si une option est déjà sélectionnée (par défaut : document de travail).
Étape 2 — Document de travail ou feuille de temps
Le second libellé du stepper affiche le libellé configuré du document de travail dans votre espace (souvent « Document de travail »).
À partir d’un document de travail
- Recherchez dans la barre (nom, description, numéro de séquence, créateur, statut).
- Cliquez sur un document pour le sélectionner (case à cocher visuelle).
- Seuls les documents au statut Terminé sont listés.
- Cliquez sur Suivant (actif uniquement si un document est sélectionné).
Pour chaque document, l’interface affiche notamment : numéro (#…), nom, description, créateur (ou premier membre), date de début / création, et badge de statut.
À la sélection, Sequentia prépare pour la facture :
- le client du document ;
- les activités terminées, non déjà facturées, dans la période du document ;
- les tickets liés ;
- les lignes d’articles du document non encore facturées ;
- la période initiale (dates du document).
À partir d’une feuille de temps (feuille déjà ouverte)
- Plusieurs clients : carte Sélectionner un client — choisissez le client concerné.
- Client choisi (ou un seul client) : carte Informations de la feuille de temps (client, période, nombre d’activités).
Si une facture au statut envoyée existe déjà pour la même période et le même client, une alerte Facture déjà envoyée propose d’annuler ou de Voir la facture.
Étape 3 — Sélectionner la période
- Cliquez sur la ligne Période pour ouvrir le filtre de dates.
- Ajustez le début et la fin : les activités incluses dans la facture suivent cette plage.
- Cliquez sur Créer.
Après succès :
- message Facture créée avec succès #… ;
- la fenêtre se ferme ;
- depuis Factures, la facture créée s’ouvre (brouillon) — des alertes peuvent demander de compléter l’adresse de l’entreprise ou les coordonnées du client si elles manquent ;
- depuis une feuille de temps, vous êtes en général redirigé vers la facture / la page Factures selon le point d’entrée.
Activités oubliées
Si vous réduisez la période de façon à exclure des activités déjà chargées (début trop tardif), un encadré rouge Activités oubliées propose :
| Action | Effet |
|---|---|
| Lier à la facture actuelle | Confirme puis étend la période et réintègre ces activités dans la facture en cours de création. |
| Créer une nouvelle facture | Confirme puis crée une autre facture pour ces activités oubliées. |
Messages et cas particuliers
| Situation | Comportement |
|---|---|
| Client du document introuvable | Alerte Erreur : « Le client associé au document de travail est introuvable… » |
| Feuille de temps sans activité facturable | Alerte Aucune activité : vérifiez que les activités sont terminées et non déjà facturées. |
| Facture déjà envoyée (même période + client) | Alerte Facture déjà envoyée avec option de consultation. |
| Aucun document terminé / aucun résultat de recherche | Message « aucun résultat » dans la liste. |
| Icône fermer (X) | Ferme sans créer. |
| Icône aide (?) | Ouvre l’aide contextuelle de cette fenêtre. |
| Retour | Revient à l’étape précédente. |
Ce que cette fenêtre ne fait pas
- Modifier le contenu détaillé d’une facture (lignes, taxes, envoi) : cela se fait après ouverture de la facture créée.
- Choisir une feuille de temps dans la liste depuis la page Factures : il faut partir de la feuille de temps.
- Créer une facture à partir d’un document non terminé : seuls les documents Terminés apparaissent.
- Facturer des activités déjà liées à une facture ou non terminées (sans heure de fin).
Aide dans l’application
Dans l’en-tête de la fenêtre, l’icône d’aide ouvre l’aide contextuelle Créer une facture, liée à la page Factures.